vedtekter

Vedtekter 2013

 

Vedtekter for Asfalt Cowboys Van & Truck.

Org. nr. 997 607 260.

1. Klubbens navn.

a. Klubbens navn er Asfalt Cowboys Van & Truck, herunder forkortet til AC.

2. Klubbens formål.

a. AC er en klubb som har til formål å engasjere og samle interesserte og entusiaster innen amerikanske vans og trucks i et positivt, inspirerende og kreativt miljø som fremmer interessen for, og kunnskaper om, denne typen biler. Ved siden av denne interessen er vennskapet blant medlemmene klubbens viktigste fundament, der høflighet, gjensidig respekt, etikk og humor er høyt verdsatt i omgangen med hverandre.

b. AC har sin opprinnelse og sitt hovedsete på Nordmøre med registrert adresse på Averøy.

c. Klubben har ikke noe ervervsmessig formål.

3. Organisasjonsform.

a. AC styres etter foreningsprinsipper med vedtektene som bestemmende reglement. Forvaltningsloven er gjeldende der klubbens vedtekter kommer til kort i en gitt sak.

b. Generalforsamlingen er klubbens høyeste myndighet.

c. Styret er klubbens høyeste myndighet mellom Årsmøter og Ekstraordinære Generalforsamlinger og ivaretar den daglige driften av klubben.

4. Medlemskap.

a. Som medlem kan opptas enhver med interesse for amerikansk van og/eller truck. Søkere henvises til klubbens sekretær for utlevering av søknadspapirer.

b. Når søknaden er styret i hende, og prøvemedlemskap er innvilget, får søkeren tilgang til våre hemmelige internettbaserte chat-/klubbsider for medlemmer.

c. Styret behandler og avgjør alle søknader om medlemskap og nominasjoner til æresmedlemskap.

Søkere som har svertet klubben, har uoppgjort gjeld til klubben, har drevet oppvigleri i denne eller annen klubb, eller har forbrutt seg mot gjeldende vedtekter på annet vis, kan forvente å få søknaden avslått uten prøvetid. Dersom et tidligere medlem av klubben søker om fornyet medlemskap må søkeren ha en anbefaling av annet hovedmedlem i klubben, dette må fremgå av søknaden.

d. Oppsigelse av medlemskap skal leveres skriftlig til styret, fortrinnsvis til klubbens e-postadresse eller pr. brev, for å være gyldig.

e. Søknadspapirer, oppsigelser og øvrige papirer og personopplysninger av betydning for medlemmenes historikk i AC, ivaretas av styret og er underlagt Personopplysningsloven.

f. Alle medlemmer, unntatt æresmedlemmer, betaler en årlig kontingent fastsatt av generalforsamlingen. Medlemsåret starter den dato søknaden mottas av styret, giro sendes ut til denne datoen hvert år, med 14 dagers betalingsfrist.

g. Private gjester er velkommen til å delta på våre sosiale sammenkomster, cruising, turer og treff, dersom 3 styremedlemmer på forhånd har godkjent gjesten. Gjester kan bortvises av et styremedlem dersom man finner det tilrådelig i forhold til å opprettholde ro, orden og et positivt miljø i klubbsammenheng, eller dersom hensynet til et medlem eller klubbens beste tilsier det. Ordinære medlemsmøter er lukket for gjester.

h. Klubben har 2 medlemsformer:

Hovedmedlem: Alle kan søke om hovedmedlemsskap, uavhengig av alder eller hvor man er bosatt. Er søkeren under 18 år må vedkommende ha en verge over 18 år i klubben som påtar seg hovedansvar for umyndig medlem ved deltakelse på arrangementer, for betaling av medlemskontingent, for å etterse at vedtekter og gjeldende lover overholdes, samt for å veilede mindreårig medlem ved behov.

Hovedmedlem har innkallelsesrett, møterett, uttalelsesrett og stemmerett på medlemsmøter, ekstraordinær generalforsamling og Årsmøtet, og har rett til å sitte med verv.

Alle søkere har en prøveperiode på 12 måneder, med mulighet for inntil 12 måneders forlengelse dersom styret finner det hensiktsmessig. Prøvemedlem har rett på medlemsinformasjon og møtereferater fra ovenfor nevnte møter, og har rett til å bruke stor logo i henhold til styrets vedtak og gjeldende vedtekter.

Prøvemedlem har innkallelsesrett, møterett og uttalelsesrett på medlemsmøter, ekstraordinær generalforsamling og Årsmøtet, men har ikke stemmerett på noen av disse eller rett til å sitte med verv/oppgaver.

Prøvemedlem kan ikke regne med å få sin søknad godkjent som hovedmedlem dersom man i løpet av prøveperioden opptrer grovt uaktsomt, bryter med vedtektene eller taushetserklæringen, eller har utestående gjeld til klubben.

Æresmedlem: ‘’Årets Æresmedlem i Asfalt Cowboys Van & Truck (årstall)’’, er gratis, varer i ett år og tildeles folk som har gjort seg spesielt fortjent til det i van-miljøet.

Æresmedlem har rett til å delta på arrangementer i regi av klubben, eller sammen med klubben i regi av andre, på lik linje med øvrige medlemmer, og har rett til å ta med seg gjester, se Medlemskap, p. 4.g.

Æresmedlem må ikke skrive under på søknad eller taushetserklæring, eller motta andre papirer fra klubben dersom valgt æresmedlem ikke er medlem av klubben fra før, men kan be om å få utlevert vedtekter, referater fra medlemsmøter og andre papirer styret finner det hensiktsmessig å utlevere.

Æresmedlem har ikke rett til å delta ved generalforsamling eller sitte med verv.

Æresmedlem kan når som helst søke om vanlig medlemskap i klubben. Tiden som æresmedlem kan da avskrives som prøvetid dersom styret finner det hensiktsmessig, der graden av engasjement og oppførsel legges til grunn for avgjørelsen. Medlemskontingent kreves f.o.m. endt æresmedlemskap.

Allerede godkjent hovedmedlem som mottar utmerkelsen æresmedlem får ett års gratis kontingent som æresmedlem.

5. Taushetsplikt.

a. Alle medlemmer har et etisk ansvar og skal skrive under på en taushetserklæring. Denne forplikter til taushetsplikt ovenfor utenforstående om opplysninger man får kjennskap til

angående medlemmenes og klubbens anliggender utover medlemmenes og klubbens navn, adresse, fødselsdato og andre opplysninger som regnes for offentlige.

b. Styremedlemmer har i tillegg taushetsplikt ovenfor medlemmene om styrets anliggender, med unntak av opplysninger medlemmene skal ha tilgang til angående klubbens daglige drift, i sitt embete som generalforsamling eller dersom opplysningene regnes for offentlige.

c. Ved samarbeid innad i klubben om gitte samarbeidsoppgaver deler man nødvendig informasjon relatert til oppgavens funksjon med den/de det angår. Øvrige opplysninger er å regne for styrets anliggender, se Taushetsplikt, p.5.b.

d. Sensitiv informasjon om medlemmer i klubben, som styret ser seg nødt til å opplyse øvrige medlemmer/generalforsamlingen om, skal kun publiseres innad i klubben, holdes på et minimalt, nødvendig og fakta-relatert nivå, og formidles kun når styret finner formidlingen å være til klubbens beste.

e. Taushetsplikten er gyldig gjennom hele tiden som medlem og i 20 år etter endt medlemskap. Grovt brudd på taushetsplikten og hensynet til andre medmennesker kan medføre eksklusjon, og strafferettsforfølgelse som ytterste konsekvens, slik Taushetserklæringen sier. Forvaltningsloven § 13 er retningsgivende.

f. Ved publisering av portrettbilder gjelder Personopplysningsloven og Åndsverksloven § 45c, som beskrevet under forpliktelser i Taushetserklæringen. Situasjonsbilder krever ikke slikt samtykke.

6. Generalforsamling.

a. Generalforsamlingen består av alle klubbens medlemmer og er klubbens høyeste myndighet som fastsetter retningslinjer styret og medlemmene må rette seg etter.

b. Generalforsamlingen samles til Årsmøte en gang i året. Hovedmedlemmer har innkallingsrett, møterett, uttalelsesrett og stemmerett. Prøvemedlemmer har innkallingsrett, møterett og uttalelsesrett, men ikke stemmerett. Avstemminger avgjøres med 2/3 stemmer.

c. Generalforsamlingen skal fastsette klubbens vedtekter. Klubbens vedtekter kan bare endres av generalforsamlingen og krever 3/5 flertall av de fremmøtte og stemmeberettigede hovedmedlemmer. Styret har en rådgivende funksjon i denne sammenheng. Alle endringer i vedtektene skal meldes til Brønnøysundregistrene.

d. Generalforsamlingen skal velge/godkjenne styrets sammensetning med klubbens beste som formål.

e. Generalforsamlingen skal fastsette klubbens målsetting og ta stilling til inneværende års målsetting på Årsmøtet.

f. Generalforsamlingen skal fastsette medlemskontingentens størrelse for inneværende år på Årsmøtet.

g. Forslag til saker som skal tas opp i generalforsamling/på Årsmøtet må sendes inn skriftlig dersom forslaget er omfattende, og være styret i hende innen 14 dager før møtet avholdes. Dette gjelder forslag til endringer i vedtektene, justering av medlemskontingentens størrelse, eller andre forslag som har betydning for klubbens funksjon.

h. Det innkalles til Ekstraordinær Generalforsamling ved behov, dersom 3/5 av styrets stemmeberettigede ber om det, og med 14 dagers varsel.

7. Styret.

a. Styret har ansvar for den daglige driften av klubben og må rette seg etter generalforsamlingens målsetting, gjeldende vedtekter, og øvrige lover som gjelder for klubben og styrets håndtering av forskjellige oppgaver. Hvert enkelt styremedlem er selv ansvarlig for å sette seg inn i disse. Styret jobber for medlemmenes og klubbens beste, og skal alltid ha dette i tankene i håndteringen av sine oppgaver.

b. Alle styremedlemmer skal være bosatt på Nordmøre.

c. Presidenten og styrets sammensetning velges/godkjennes av generalforsamlingen. Styret skal bestå av inntil 4 styremedlemmer og inntil 2 varamedlemmer. Generalforsamlingen skal velge president og inntil 3 styremedlemmer. Presidenten/styret velger deretter varamedlemmer. Generalforsamlingen kan gi den nyvalgte presidenten fullmakt til å velge sitt eget styre dersom generalforsamlingen sier seg enig i presidentens forslag til sammensetning og mener dette er til det beste for klubben. En slik godkjenning avgjøres med 3/5 stemmer.

d. Oppgavene som visepresident, kasserer og sekretær skal fordeles mellom styremedlemmene etter beste evne, av presidenten i samråd med styret og generalforsamlingen. Andre oppgaver fordeles fritt av styret, med klubbens beste som formål. Underskrift på avtaler i henhold til tildelt oppgave skal være styret i hende innen 14 dager etter oppgavetildeling. Dersom frist ikke overholdes av oppgavens innehaver mister man retten til oppgaven, og oppgaven kan tilfalle en annen. Alle verv og oppgaver tildelt av presidenten/styret har en 4 ukers gjensidig oppsigelsestid.

e. Alle styremedlemmer, inkl. vara, har rett på alle møtereferater og innsyn i alt som skjer i klubben.

f. Styreperioden har en varighet på minimum 2 år. Styret kan be Generalforsamlingen om forlenget styreperiode inntil 5 år, alle fremmøtte medlemmer har rett til å uttale seg og bli hørt, 3/5 av stemmene fra de stemmeberettigede fremmøtte avgjør forespørselen.

g. Medlemmer som har blitt ekskludert fra klubben kan ikke stille til valg før 2 år etter eksklusjonen. Etter 2 år skal klubbens beste være retningsbestemmende for avgjørelse om nominasjon/nyinnsettelse.

h. Styremedlemmer som er blitt oppsagt fra sitt verv eller sin oppgave kan ikke tildeles tilsvarende verv eller oppgave før 2 år etter at oppsigelsen tredde i kraft. Etter 2 år skal klubbens beste være retningsbestemmende for avgjørelse om nominasjon/nyinnsettelse.

i. Dersom valg av nytt styre medfører at styret i sin helhet må gå av avgjør flertallet av styret med 3/5 stemmer, inklusive vara, om styret er kuppet. Anses styret for kuppet innkalles til ekstraordinær generalforsamling, se Generalforsamling, p. 4.h, der nytt valg gjennomføres.

j. Alle styremedlemmer har selv ansvar for å melde fra til Brønnøysundregistrene ved frafall fra sitt verv innen oppsigelsesfristens utgang, uavhengig av årsaken til frafallet.

8. Mistillitsforslag.

a. Mistillitsforslag mot et styremedlem kan rettes av et medlem, et styremedlem eller generalforsamlingen.

b. Et medlem kan sende en skriftlig klage til styret og kreve ekstraordinær generalforsamling for å rette et mistillitsforslag mot et styremedlem dersom de kan legge til grunn opplysninger som tilsier at et styremedlem har begått underslag, brutt med vedtektene eller taushetsplikten, drevet med undergravende virksomhet rettet mot klubben, styret eller

øvrige styremedlemmer, utvist grov uaktsomhet, misbrukt sitt verv og sin posisjon, eller på annen måte brutt med vedtektene.

Annet styremedlem kan også opprette slik sak, men er da underlagt inhabilitetsreglene når det gjelder å ta en avgjørelse. Det øvrige styret skal utrede saken uten unødig innblanding fra klager og anklagede. Se også Inhabilitet, p. 9.a.

c. Styret står fritt til å utestenge klager og/eller anklagede midlertidig fra klubben mens styret utreder saken, dersom styret finner det hensiktsmessig. Forvaltningsloven § 16-35 er retningsgivende for saksgang/behandling av saken og tidsfrister.

d. Dersom anklager får medhold kan den anklagede miste sitt styreverv, advares, midlertidig utestenges eller ekskluderes, avhengig av alvorlighetsgrad. Generalforsamlingens dom er rettskraftig og kan ikke påklages.

e. Dersom den anklagede får medhold kan styret ta stilling til motivene for anklagers mistillitsforslag.

9. Inhabilitet.

a. Dersom man har et nært forhold til medlem i gjeldende sak i form av nært vennskap eller familierelasjon, eller på annen måte har vært direkte involvert i gjeldende sak på en slik måte at man blir partisk, skal man selv påkalle seg inhabilitet. Dersom et styremedlem påkaller seg inhabilitet skal man, så langt mulig, oppnevne en stedfortreder. Forvaltningsloven § 13 er retningsgivende.

b. Dersom 3/5 av styret erklærer seg inhabil, fattes styrevedtak om å rette saken til generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal da ha innsyn i saken i sin helhet, med tilgang til alle faktiske opplysninger ved innkalling, for å gjøre dem skikket til å ta en riktig og rettferdig avgjørelse til det beste for klubben.

10. Eksklusjon.

a. Et medlem kan fremme en sak skriftlig for styret. Styret skal da avgjøre saken etter de fakta som er tilgjengelige, så rettferdig som mulig, og til det beste for klubben. Klager kan anke styrets avgjørelse inn for generalforsamling innen 14 dager etter styrevedtak og få saken hørt der. Generalforsamlingens 3/5 stemmer av de fremmøtte stemmeberettigede avgjør saken.

b. Dersom styret finner at et medlem skaper uforholdsmessig uro og mistrivsel i klubben i forbindelse med utredning av en sak kan vedkommende advares, midlertidig utestenges for en gitt periode, anmodes om og tre ut eller ekskluderes, avhengig av alvorlighetsgraden i sine handlinger.

Styret påberoper seg alltid retten til å utrede en sak i fred og ro, og avgjørelsen kan ikke påklages til generalforsamlingen.

c. Et medlem som har blitt ekskludert kan påklage eksklusjonen til generalforsamlingen innen 14 dager etter forkynt eksklusjon, deretter bortfaller klageretten. Klagen tas til følge dersom 3/5 av de stemmeberettigede oppmøtte av generalforsamlingen stadfester dette.

d. Et prøvemedlem kan bli ekskludert på dagen dersom vedkommende opptrer grovt uaktsomt, bryter med vedtektene eller taushetserklæringen, eller styret finner tilstrekkelig gode grunner for eksklusjon med 3/5 stemmer. Prøvemedlem har ikke anledning til å påklage eksklusjonen for generalforsamling.

e. Baktaling, uthenging og mobbing av andre medlemmer eller klubber, eller oppvigleri og undergraving av medlemmenes tillit til styret og styrets arbeid, aksepteres ikke og kan

medføre en advarsel, midlertidig utestengelse, anmodning om og tre ut, med eksklusjon som ytterste konsekvens.

f. Et styremedlem har myndighet til å bortvise og midlertidig utestenge et medlem, med øyeblikkelig virkning og inntil vedkommende får mulighet til å rådføre seg med det øvrige styret i saken, dersom styremedlemmet anser det slik at gjeldende medlem klart bryter med klubbens vedtekter, eller dersom klubbens, medlemmers eller allmennhetens sikkerhet er truet, se også Medlemskap, p.4. g.

g. Tyveri fra klubben, annet medlem eller utenforstående i tilknytning til eget eller andres klubbarrangement medfører utestengelse med umiddelbar virkning, og eksklusjon som ytterste konsekvens.

h. Kjøring i ruset/alkoholpåvirket tilstand regnes for grovt uaktsomt og kan medføre en advarsel, utestengelse eller eksklusjon som ytterste konsekvens, avhengig av alvorlighetsgrad og gjentakelser.

i. Ubetalt gjeld til klubben medfører midlertidig utestengelse med mulig eksklusjon som ytterste konsekvens, se også Økonomi, p. 11.g.

j. Dersom styret har en sak de ikke greier å løse selv, eller av andre grunner mener medlemmene skal uttale seg, skal det kalles inn til ekstraordinær generalforsamling hvor saken avgjøres med 3/5 stemmer av de oppmøtte stemmeberettigede. Angående personvern, se Taushetsplikt, p. 5.d.

k. Generalforsamlingens avgjørelser er rettskraftige og kan ikke påklages.

11. Økonomi.

a. AC har ikke noe ervervsmessig formål, og alle inntekter AC måtte ha går til videre drift av klubben. AC er registrert i Foretaksregisteret, og er derfor underlagt Foretaksregisterloven og Skatteetatens lover og reguleringer. Se Merverdiavgiftsloven.

b. Alle reklameartikler og øvrig varebeholdning AC måtte ha på lager, ivaretas av klubbens kasserer. Alle bestillinger rettes til kasserer.

c. Ved bestilling av artikler klubben har på lager ved bestilling, skal betalingen for artikkelen være registrert på klubbens konto før bestilling sendes/utleveres til bestiller. Bestillingens art og bestillers navn må være registrert på betalingen for å bli godkjent.

d. Ved bestilling av artikler som må etterbestilles av klubben hos grossist før utsendelse til bestiller, skal betalingen for artikkelen være registrert på klubbens konto før den blir bestilt hos grossist. Bestillingens art og bestillers navn må være registrert på betalingen for å bli godkjent.

e. Ved forsendelse må mottaker selv betale porto. Bestillinger der porto ikke er innbetalt klubbens konto på forhånd, blir sendt i postoppkrav eller hentes etter avtale med kasserer.

f. Alle bestillinger skal være etter avtale med kasserer. Bestillinger/innkjøp over kr. 1000,- som går av klubbens konto skal godkjennes av styret.

g. Ubetalt medlemskontingent vil medføre midlertidig utestengelse fra klubben inntil gjelden er oppgjort dersom utsendelse av 1 regning, 1 purring og 1 utestengelsesvarsel, hver med 14 dagers frist, ikke fører frem. Uoppgjort gjeld medfører automatisk eksklusjon etter 6 måneder.

h. All markedsføring av klubben og klubbens reklameartikler skal følge god markedsføringsskikk i henhold til Markedsføringsloven.

12. Logo.

a. Klubbens logo har sort bakgrunn med hvit ring i ytterkant, er tekstet ‘’Asfalt Cowboys Van & Truck 11.11.2011’’ i hvitt, en mannlig og en kvinnelig cowboy i hvitt plassert på hver sin side i nedre sjikt av merket, 6 blå stjerner med hvit kant i nedre del av merket, det amerikanske flagg i sentrum av merket i fargene rødt, hvitt og blått, sammen med en amerikansk van av type Chevrolet i hvitt, og en asfaltert vei-snutt i svart og gult.

b. Logoen er et fellesmerke og skal brukes i reklameøyemed på klubb-effekter. Hver enkelt reklame-effekt skal godkjennes av styret ved styrevedtak. Alle reklame-effekter med klubbens logo på kan benyttes av alle, unntatt løst/påsybart ryggmerke og «member»-merket.

c. Løst/påsybart ryggmerke og «member»-merket er brodert på stoff, eies av klubben og leies av medlemmet. Leie for merkene koster 500,- pr. medlemskap, betales som et engangsbeløp og dekker leien for hele medlemsperioden. Dersom et merke blir utslitt eller ødelagt i medlemsperioden har man rett til å bytte det inn uten merkostnad. Alle medlemmer har rett til å benytte slike merker. Ikke-medlemmer, utmeldte og ekskluderte medlemmer har ikke denne retten og skal levere merkene tilbake til klubben, i god stand, til klubben ved endt medlemskap. Ved fornyet medlemskap må merkene leases på nytt.

13. Oppløsning av klubben.

a. Spørsmål om oppløsning av klubben kan rettes av styret eller av generalforsamlingen. Avgjørelsen om å oppløse klubben kan kun gjøres av generalforsamlingen, ved 3/5 stemmer av de fremmøtte stemmeberettigede.

b. Dersom generalforsamlingen stemmer for oppløsning av klubben, innkalles det til Ekstraordinær Generalforsamling med ny avstemming, hvor 3/5 stemmer av de fremmøtte stemmeberettigede avgjør saken.

c. Ved oppløsning av klubben fatter oppløsende generalforsamling vedtak om disponering av klubben midler og eiendeler. Klubbens midler skal gå til et veldedig formål. Klubben eiendeler skal overlates klubb eller organisasjon med samme formål som AC.

d. Avtroppende styre er, i samarbeid med generalforsamlingen, ansvarlig for den juridiske delen av klubbens oppløsning.